خبيرة توضح 7 قواعد فى إتيكيت حضور الاجتماعات الرسمية

يعد حضور الاجتماعات الرسمية، والإعداد لها مسبقا، والالتزام بمواعيدها، من أهم الأمور التي يحرص عليها الشخص القيادي الناجح، في محيط عمله، كما يدل التصرف الجيد للشخص في الاجتماعات الرسمية، على أنه يهتم بعمله ويجعل المدراء دائما يتذكرونه.

ولهذا لابد من الاهتمام ببعض القواعد الخاصة بإتيكيت حضور الاجتماعات لجعل مدرائك، وشركائك في العمل يتذكرونك بإيجابية، فتتحدث اليوم لـ"الدستور"، خبيرة ومدربة الإتيكيت المعاصر، شريهان الدسوقي، حول قواعد الاجتماعات الرسمية.

الحضور في الموعد المحدد 

يجب عليك الالتزام بموعد الاجتماع أو الحضور قبله بـ ٥ دقائق، كي تعبر عن اهتمامك والتزامك بموعد الاجتماع، فالتأخير يوحي بعدم الالتزام وعدم تحمل المسئولية.

الاستماع الجيد 

يعد الإنصات لهدف الاجتماع، أمرا هاما،  فلا يجب الانشغال بالأكل أو الشرب المقدم أثناء وقت الاجتماع، فليس من الإتيكيت جعل المسئول يتحدث أمامك وتتجاهله بانشغالك بتناول الطعام أو غيره.

التحضير للاجتماع

يجب أن تستعد للاجتماع، وتعرف مسبقا ما الهدف من الاجتماع؟ وعليه يجب أن يكون لديك دائما خطط جديدة للمشاركة بطريقة إيجابية فعال، مما يؤثر علي مستقبلك المهني بشكل مباشر ورائع.

عدم الانشغال بالهاتف

يجب عليك وضع الهاتف سايلنت (وضع السكون) أو إغلاقه تماما بحيث لا تشتت بين رسائل قادمة لك وبين التركيز في الاجتماع فمن الأفضل إغلاقه واستخدمه فقط في الbreak أو لأمر هام فقط.

الاهتمام بمظهر لائق

عليك الاهتمام بالمظهر اللائق "الفورمال" مع الاهتمام بالنظافة الشخصية لترك انطباع جيد.

الحفاظ على الألقاب

من المهم، الحفاظ علي الألقاب كمثال:  لو صديقي المقرب هو مديري بالعمل فليس من الإتيكيت أثناء الاجتماع أن أجرده من لقبه وأنادي له بصيغة الأصدقاء.

عدم الثرثرة

ينبغي في الاجتماعات الرسمية، عدم الحديث بكثرة مع الحاضرين أثناء الاجتماع أو سؤالهم أسئلة شخصية لو أول مرة تقابلهم،  ويفضل الانتظار حتى البريك لبدء تعريف نفسك بالحضور الجدد والحفاظ علي الرسمية في المعاملة طوال الوقت.