كيف تحافظ على ملفاتك الإلكترونية من الضياع؟

يمكن أن يمثل الاحتفاظ بالملفات الإلكترونية بالترتيب تحديًا كبيرًا هذه الأيام لأننا نعيش في عالم يعتمد على البيانات، حيث نشارك الملفات ونستقبلها بشكل يومي، من السهل حقًا أن يزدحم جهاز الكمبيوتر الخاص بك بالعديد من الملفات التي لن تتمكن من تعقبها بعد الآن.

لهذا السبب قمنا بتجميع هذه النصائح الست لمساعدتك في معالجة إدارة الملفات بالطريقة الذكية.

نظّم ملفاتك حسب النوع

واحدة من أفضل الاستراتيجيات لعدم فقد جميع الملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك هي تنظيمها حسب نوع الملف.

إذا كان لديك مجلدات منفصلة تحتوي فقط على مستندات من نوع معين، فستعرف في أي مجلد تبحث إذا كنت بحاجة إلى ملف من هذا النوع على سبيل المثال إذا احتفظت بجميع ملفات PDF في مجلد واحد ، إذا بحثت لاحقًا عن مستند معين تعرف أنه بتنسيق PDF، فستعرف مكان البحث، الأمر نفسه ينطبق على ملفات مثل الموسيقى والصور والمستندات أو أي نوع آخر من الملفات وتنسيقات الملفات.

ستجعل هذه الإستراتيجية من السهل عليك العثور على ملف معين تحتاجه، ولن تبدو مجلداتك في نهاية المطاف وكأنها فوضى.

تسمية ملفاتك

إذا قمت بكتابة بعض الأسماء العشوائية عند حفظ ملف، فتوقف الآن، هذا خطأ فادح وهو طريقة مؤكدة لإفساد جهاز الكمبيوتر الخاص بك فيما يتعلق بإدارة الملفات.

إن عدم تسمية ملفاتك كما ينبغي هو أسهل طريقة لفقد هذا الملف إلى الأبد في بحر من مئات إن لم يكن الآلاف من الملفات الأخرى من جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

لذلك على سبيل المثال، إذا تلقيت أو نزّلت أو تحفظت مستندًا يحتوي على كتاب تريد قراءته، إذا لم يكن الملف يحتوي بالفعل على اسم الكتاب في اسمه، فتأكد من كتابته هناك، عندما تقرر أن لديك الوقت الكافي لقراءة هذا الكتاب والبدء في البحث عنه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، فستجده في غضون ثوانٍ من خلال البحث عنه باسمه.

تنظيف بشكل متكرر

هل تتذكر تلك اللحظات التي قررت فيها تنظيف جهاز الكمبيوتر الخاص بك بعد سنوات من تجميع الملفات التي لم تستخدمها أو ستستخدمها من قبل؟ هذه هي اللحظة التي تدرك فيها سبب تحرك الكمبيوتر ببطء شديد - لأن لديك الكثير من هذه الملفات.

ينتهي بك الأمر بقضاء ساعات إن لم يكن أيامًا لإزالة القمامة.

حسنًا، يمكنك تجنب حدوث مثل هذه المواقف مرة أخرى في المستقبل، كيف؟ عن طريق تنظيف الكمبيوتر بانتظام من المستندات أو المجلدات أو الصور القديمة أو أي ملف آخر لم تعد بحاجة إليه.