للتجار .. شروط يتوجب الالتزام بها لإثبات صحة دفاتر اليومية والجرد

شدد قانون التجارة الذي عدله البرلمان السابق، على ضرورة التزام  كل تاجر يجاوز رأس ماله المستثمر فى التجارة 20 ألف جنيه، أن يمسك الدفاتر التى تستلزمها طبيعة تجارته وأهميتها وعلى وجه الخصوص دفترى اليومية والجرد، بطريقة تكفل بيان مركزه المالى، وماله من حقوق وما عليه من ديون متعلقة بالتجارة.

وحدد القانون طريقة استخدام كل دفتر من الدفاتر المذكورة كل على  حدة مبينًا الضوابط الخاصة بها وهي كالتالي :

ضوابط استخدام دفتر اليومية

تقيد فى دفتر اليومية جميع العمليات التجارية التى يجريها التاجر وكذلك مسحوباته الشخصية ويتم القيد يوماً فيوماً تفصيلاً باستثناء المسحوبات الشخصية فيجوز أن تقيد إجمالاً شهراً فشهراً.
وللتاجر أن يستعمل دفاتر يومية مساعدة لإثبات تفصيلات الأنواع المختلفة من العمليات التجارية. وفى هذه الحالة يكتفى بقيد إجمالى لهذه العمليات فى دفتر اليومية فى فترات منتظمة. فإذا لم يتبع هذا الإجراء اعتبر كل دفتر مساعد دفتراً أصلياً.

ضوابط استخدام  دفتر الجرد
١يقيد فى دفتر الجرد تفصيل البضاعة الموجودة لدى التاجر فى آخر سنته المالية أو بيان إجمالى عنها إذا كانت تفصيلاتها واردة بدفاتر أو قوائم مستقلة. وفى هذه الحالة تعتبر تلك الدفاتر أو القوائم جزءاً متمماً لدفتر الجرد الأصلى، كما تقيد بها صورة من الميزانية السنوية وحساب الأرباح والخسائر.
وفي السياق ذاته ألزم القانون التاجر بأن يحتفظ بصورة من المراسلات والبرقيات وغيرها من الوثائق التى يرسلها أو يتسلمها لشئون تتعلق بتجارته، على أن يتم الحفظ بطريقة منتظمة تسهل معها المراجعة.

كما أقر القانون عددًا من الاشتراطات الخاصة باستخدام دفاتر اليومية والجرد وهي كالتالي:

-  أن تكون الدفاتر التجارية خالية من أى فراغ أو شطب أو محو أو كتابة فى الهوامش أو بين السطور.
- ترقم صفحات دفاتر اليومية والجرد قبل استعمالها، وأن يوقع كل صفحة مكتب السجل التجارى وأن يضع على كل صفحة خاتم مكتب السجل مع بيان عدد صفحات الدفتر.
-  تقديم دفترى اليومية والجرد فى نهاية السنة المالية للتاجر إلى مكتب السجل التجارى للتصديق على عدد الصفحات التى استعملت خلال السنة. وعند انتهاء صفحات الدفتر يجب على التاجر تقديمه إلى مكتب السجل للتأشير عليه بما يفيد انتهاء صفحاته.
-  على التاجر أو ورثته فى حالة وقف نشاط المتجر تقديم دفترى اليومية والجرد إلى مكتب السجل التجارى للتأشير عليهما بما يفيد قفلهما.
هذا ويجوز بقرار من الوزير المختص وضع أحكام خاصة بتنظيم الدفاتر التجارية التى تستعملها البنوك أو الشركات التى يعينها القرار.