بالتزامن مع مبادرة رعاية المواهب.. كيف تكتب خطاب احترافي في عالم الأعمال؟

في حين أن عالم الأعمال قد تطور على مر السنين، إلا أن هناك بعض الأشياء لاتتغير، فعندما تخاطب شخصًا في بيئة مهنية هناك طريقة معينة للقيام بذلك الشيء نفسه ينطبق على مخاطبة رسالة مهنية، وعلى الرغم من أن خطابات الأعمال قد تبدو كأنها مدرسة قديمة إلا أنها لا تزال تلعب عددا من الأدوار المختلفة في الصناعة.

إذا كنت تبحث عن دليل حول كتابة الرسائل الاحترافية، هناك نصائح وحيل لمساعدتك على صياغة أفضل خطاب لديك ومعالجته حتى الآن، وبالتزامن مع مبادرة الشركة المتحدة للخدمات الإعلامية لرعاية المواهب، نجيب على هذا التساؤل: لماذا يجب عليك كتابة خطاب احترافي؟

إذا كنت بحاجة إلى إثارة الشكليات والاحتراف، فإن الحروف المادية هي وسيلة رائعة يمكنك اتباعها، بينما يمكن إجراء اتصالات الشركة الداخلية عبر البريد الإلكتروني فإن الكتابة إلى الشركات الأخرى عبر رسالة تُظهر جوًا من الرقي واللمعان.

كيف تكتب خطاب عمل احترافي؟

داخل الرسالة: العنوان

قبل أن تبدأ في كتابة الخطاب تحتاج إلى تضمين عنوان يوفر معلومات اتصال مهمة، إذا كنت تستخدم ورقة ذات رأسية احترافية توفر هذه المعلومات  فيمكنك التخطي إلى الخطوة التالية، يجب أن يكون الرأس موجودًا في الركن الأيمن العلوي من المغلف وأن يتضمن تنسيق العنوان:

أسمك بالكامل

عنوانك (المنزل أو العمل حسب الحالة)

عنوان المرسل 

المدينة 

أسم الدولة

رقم هاتفك 

بريدك الإلكتروني

الأسم بالكامل للمستلم 

المسمى الوظيفي للمستلم

أسم الشركة (إن وجد)

عنوان المستلم أو عنوان الشركة

الشارع

المدينة 

الدولة

داخل الرسالة: المحتويات

عند كتابة خطاب احترافي  تحتاج إلى إيجاد التوازن بين أن تكون بليغًا ولكن مباشرًا ودودًا ولكن رسميًا، يجب أن يكون مختصر سهل القراءة، التحية هي السطر الأول من رسالتك، إنها طريقة لفتح رسالتك من خلال مخاطبة المستلم المقصود مباشرة، إن مقدار ما تعرفه عن المستلم الخاص بك سيحدد كيف يمكنك تحيته.

الرسالة

يجب أن تغطي المحتويات:

الفقرة الأولى: البيان الافتتاحي بغرض الرسالة أو القصد منها

الفقرة الثانية : وضح وجهة نظرك بمعلومات أساسية وتفاصيل داعمة واستدلال

الفقرة الثالثة: عزز الغرض من الخطاب 

التوقيع

الغلاف

بمجرد حصولك على رسالتك بالطريقة التي تريدها، فقد حان الوقت لإعدادها للبريد، ما تضعه على الظرف لا يقل أهمية عن ما تضعه داخل الظرف، في الخارج  قم بتضمين عنوان المرسل في الزاوية العلوية اليسرى من المغلف.